Реєстрація компанії в Польщі через представника: коли потрібна довіреність?

Реєстрація бізнесу в Польщі – одне з найпопулярніших рішень серед іноземних підприємців. Але інколи трапляється так, що засновник не може бути присутній особисто. Важливо знати, що в такій ситуації цілком реально скористатися допомогою представника. Це може бути юрист, бухгалтер або інша довірена особа. Щоб процедура пройшла правильно, без порушень і помилок, необхідно знати, коли саме потрібна довіреність і як її правильно оформити.

У цьому матеріалі ми, фахівці компанії Vitan, вирішили поділитися з читачами нашого блогу практичними рекомендаціями зі свого досвіду.

Які існують способи реєстрації фірми?

Є три основні способи реєстрації компанії. Вибір залежить від наявності електронного підпису та можливості особистої присутності.

Особиста реєстрація – підприємець перебуває в Польщі й готовий оформити нотаріальний акт.
Онлайн-реєстрація через сервіси S24, ePUAP. Польська система дозволяє подавати документи онлайн. Але можуть виникнути труднощі, оскільки іноземці часто не мають електронного підпису (потрібен саме польський), немає можливості створити ePUAP без PESEL.
Реєстрація фірми у Польщі через довірену особу. Найзручніший спосіб, якщо майбутній підприємець перебуває за межами РП. Він може передати підготовку документів професіоналам, наприклад, спеціалістам компанії Vitan.

Обов’язкові та необов’язкові випадки, коли потрібна довіреність

Вона потрібна в обов’язковому порядку, якщо представнику необхідно підписувати нотаріальний акт створення spółki z o.o., подавати заяву до судового реєстру KRS, представляти засновника у податковій службі, отримувати REGON у GUS, а також виконувати інші юридично значущі дії.

Є ситуації, коли довіреність не є обов’язковою, але з нею буде зручніше: отримання податкового номера NIP та інших реєстраційних даних, взаємодія з бухгалтерією та банками, отримання довідок, підписання господарських договорів.

Більшість клієнтів нашої компанії віддають перевагу оформленню довіреності на повний комплекс послуг.

Види довіреностей у Польщі

Спеціальна (Pełnomocnictwo szczególne) – видається для виконання конкретної дії, наприклад, лише для підписання документів у KRS.
Загальна (Pełnomocnictwo ogólne) – надає ширші повноваження, підходить для стандартних управлінських дій, наприклад: представництво в державних органах, подання заяв, отримання довідок.
Нотаріальна довіреність – саме цей тип необхідний для створення компанії. Якщо документ видається не в Польщі, він має бути нотаріально завірений, містити апостиль. Для використання на території РП необхідний присяжний переклад. Це найчастіше використовуваний варіант, коли засновник знаходиться за межами країни. Таку довіреність можна оформити й у польського нотаріуса.

Що потрібно від довірителя для складання довіреності на реєстрацію фірми в Польщі?

Видача довіреності – односторонній процес, який не потребує присутності представника, достатньо лише довірителя. Щоб нотаріус міг правильно оформити документ, йому потрібно надати: документ, що посвідчує особу довірителя, включно з ідентифікаційним номером (PESEL). Також необхідно надати персональні дані представника та визначити сферу діяльності, на яку йому надаються повноваження.

Чи можна зареєструвати фірму в Польщі через представника онлайн?

Так, це дійсно можливо через систему S24, яка дозволяє оформляти установчі документи на основі готових шаблонів, розміщених на сайті. Таким чином можна зареєструвати такі форми компаній: spółka z o.o., prosta spółka akcyjna, jawna, komandytowa. Обов’язковою умовою є підписання документів електронним підписом (кваліфікованим або через довірений профіль ePUAP). Представник має право підписати документи за наявності довіреності, якщо він сам має електронний підпис (обов’язково визнаний у ЄС). Проте потрібно враховувати, що польська система S24 не завжди дозволяє представнику підписувати документи замість засновника – багато залежить від моделі статуту та типу повноважень.

Поширені помилки при оформленні довіреності

З досвіду роботи нашої бухгалтерії у Варшаві можемо зазначити, що найчастіше клієнти під час самостійного оформлення зіштовхувалися з такими помилками: занадто широкий або, навпаки, надто вузький перелік повноважень, неправильні персональні дані, відсутність апостиля, вибір невірного типу довіреності (наприклад, загальної замість нотаріальної), відсутність повноважень для подання документів у KRS.

Будь-яка помилка може затримати реєстрацію, тому правильним рішенням буде звернення до профільних спеціалістів нашої компанії. Ми працюємо за прозорою схемою, надаємо повний пакет послуг «під ключ», несемо повну відповідальність за коректність документів.