Rejestracja firmy w Polsce przez przedstawiciela – kiedy potrzebne jest pełnomocnictwo?

Rejestracja działalności w Polsce to jedno z najpopularniejszych rozwiązań wśród zagranicznych przedsiębiorców. Zdarza się jednak, że założyciel nie może być obecny osobiście. Warto wiedzieć, że w takiej sytuacji można skorzystać z pomocy przedstawiciela. Może to być prawnik, księgowy lub inna zaufana osoba. Aby procedura przebiegła prawidłowo, bez naruszeń i błędów, ważne jest, aby wiedzieć, kiedy pełnomocnictwo jest wymagane i jak je właściwie sporządzić.

W tym materiale my, specjaliści firmy Vitan, postanowiliśmy podzielić się z czytelnikami naszego bloga praktycznymi wskazówkami z własnego doświadczenia.

Jakie są sposoby rejestracji firmy?

Istnieją trzy główne sposoby rejestracji firmy. Wybór zależy od dostępności podpisu elektronicznego oraz możliwości osobistego stawiennictwa.

1. Rejestracja osobista – przedsiębiorca znajduje się w Polsce i jest gotowy sporządzić akt notarialny.
2. Rejestracja online z wykorzystaniem systemów S24, ePUAP. Polski system pozwala składać dokumenty online. Mogą jednak pojawić się trudności, ponieważ cudzoziemcy często nie posiadają podpisu elektronicznego (wymagany jest polski), ani możliwości założenia profilu ePUAP bez numeru PESEL.
3. Rejestracja przez osobę upoważnioną. To najwygodniejsza metoda, jeśli przyszły przedsiębiorca przebywa poza granicami RP. Może on przekazać przygotowanie dokumentów profesjonalistom, np. specjalistom firmy Vitan.

Kiedy pełnomocnictwo jest obowiązkowe, a kiedy nieobowiązkowe?

Pełnomocnictwo jest wymagane obowiązkowo, jeśli przedstawiciel musi podpisać akt notarialny założenia spółki z o.o., złożyć wniosek do KRS, reprezentować założyciela w urzędzie skarbowym, uzyskać REGON w GUS, a także wykonać inne czynności mające znaczenie prawne.

Są sytuacje, w których pełnomocnictwo nie jest obowiązkowe, ale znacznie ułatwia działanie: uzyskanie numeru identyfikacji podatkowej NIP i innych danych rejestracyjnych, współpraca z księgowością i bankami, odbiór zaświadczeń, podpisywanie umów gospodarczych.

W większości przypadków nasi klienci decydują się na pełnomocnictwo obejmujące cały zakres usług.

Rodzaje pełnomocnictw w Polsce

• Pełnomocnictwo szczególne (Pełnomocnictwo szczególne) – wydawane w celu wykonania konkretnej czynności, np. jedynie do podpisania dokumentów w KRS.
• Pełnomocnictwo ogólne (Pełnomocnictwo ogólne) – daje szerszy zakres uprawnień, odpowiednie do standardowych działań administracyjnych, np. reprezentowania w urzędach, składania wniosków, odbioru zaświadczeń.
• Pełnomocnictwo notarialne – jest wymagane przy zakładaniu spółki. Jeśli dokument jest sporządzony poza Polską, musi być notarialnie poświadczony, opatrzony apostille. Aby móc używać go na terytorium RP, konieczne jest tłumaczenie przysięgłe. To najczęściej stosowana forma, gdy założyciel przebywa poza krajem. Taki dokument można uzyskać również u polskiego notariusza.

Co jest wymagane od mocodawcy przy sporządzaniu pełnomocnictwa do rejestracji firmy w Polsce?

Sporządzenie pełnomocnictwa to proces jednostronny, który nie wymaga obecności przedstawiciela – wystarczy obecność mocodawcy. Aby notariusz mógł właściwie przygotować dokument, konieczne jest przedstawienie: dokumentu tożsamości mocodawcy, łącznie z numerem identyfikacyjnym (PESEL). Trzeba także przekazać dane osobowe pełnomocnika oraz określić zakres czynności, do których otrzymuje on upoważnienie.

Czy można zarejestrować firmę w Polsce przez przedstawiciela online?

Tak, jest to możliwe poprzez system S24, który umożliwia sporządzenie umowy spółki na podstawie gotowych wzorów udostępnionych na stronie. W ten sposób można zarejestrować następujące formy działalności: spółka z o.o., prosta spółka akcyjna, jawna, komandytowa. Warunkiem koniecznym jest podpisanie dokumentów podpisem elektronicznym (kwalifikowanym lub przez profil zaufany ePUAP). Przedstawiciel może podpisać dokumenty na podstawie pełnomocnictwa, jeśli posiada własny podpis elektroniczny (uznawany na terenie UE). Należy jednak pamiętać, że system S24 nie zawsze umożliwia przedstawicielowi podpisanie dokumentów w imieniu założyciela – dużo zależy od modelu umowy spółki i rodzaju pełnomocnictwa.

Najczęstsze błędy przy sporządzaniu pełnomocnictwa

Z naszego doświadczenia możemy wskazać, że najczęściej klienci podczas samodzielnego sporządzania dokumentu napotykają następujące błędy: zbyt szeroki lub przeciwnie — zbyt wąski zakres upoważnień, nieprawidłowe dane osobowe, brak apostille, wybór niewłaściwego typu pełnomocnictwa (na przykład ogólnego zamiast notarialnego), brak upoważnień do składania dokumentów w KRS.

Każdy błąd może opóźnić rejestrację, dlatego najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z pomocy specjalistów naszej firmy. Pracujemy w oparciu o przejrzyste zasady, zapewniamy pełen pakiet usług „pod klucz” i ponosimy pełną odpowiedzialność za poprawność dokumentów.