Коли і як допустиме укладення договору онлайн у Польщі?
Останніми роками не лише в Польщі, а й у всьому світі електронні форми комунікації стали нормою. Багато підприємців і приватних осіб віддають перевагу укладенню договорів дистанційно — через спеціальні платформи, електронну пошту, а іноді й месенджери. Проте не всі знають, у яких випадках договір, укладений таким чином, матиме юридичну силу. Наша бухгалтерія у Варшаві “Vitan” не раз стикалася з такою потребою, тому сьогодні розповімо про всі нюанси та підводні камені.
Особливості договору, укладеного онлайн
Umowa Elektroniczna (онлайн-договір) — це угода між сторонами, виражена в електронній формі із застосуванням засобів дистанційної комунікації (веб сайту, електронної пошти, електронного підпису, довіреного профілю Profil Zaufany та інших інструментів).
Відповідно до польського законодавства, онлайн-договір має юридичну силу, якщо він дозволяє однозначно визначити сторони та зафіксувати зміст правочину. А саме, дотримані три моменти:
- Обидві сторони висловили згоду з умовами правочину.
- Є можливість ідентифікувати учасників за допомогою кваліфікованого підпису, системи логіну або e-mail.
- Існує можливість зберегти зміст договору в електронній базі чи у форматі PDF.
Якщо документ підписано kwalifikowany podpis elektroniczny, то за наявності сертифіката він автоматично прирівнюється до письмової форми. Це відповідає стандарту eIDAS, чинному в усіх країнах ЄС.
Серед допустимих онлайн-договорів виділяють: замовлення послуг, підписки, оренду обладнання, трудові угоди з віддаленими працівниками, операції в e-commerce.
Коли онлайн не підійде?
Втім, не всі правочини можна оформити дистанційно. Традиційний письмовий підпис потрібен для укладення таких договорів, як: купівля-продаж чи дарування нерухомості, поручительство, корпоративні угоди (наприклад, підписання статуту).
Практичні рекомендації від фахівців Vitan
Щоб мінімізувати юридичні ризики при підписанні договорів, ми радимо:
- Зберігати електронні копії документів і підтвердження.
- Використовувати для підписання лише перевірені електронні платформи, такі як Autenti, DocuSign, Adobe Sign.
- Перевіряти контрагента у реєстрах KRS, CEIDG.
- Для важливих правочинів звертатися до бухгалтерської компанії.
Укладення онлайн-договорів у B2B та B2C
Для договорів у сфері B2B використання онлайн-платформ допустиме, якщо сторони поінформовані та діють добросовісно. У B2C можуть передбачатися додаткові гарантії. Наприклад, продавець зобов’язаний надати повну інформацію до моменту укладення договору. Фізична особа має право відмовитися від договору протягом 14 днів з моменту укладення без пояснення причин.
Підсумуємо: онлайн-договори в Польщі у більшості випадків мають юридичну силу, якщо дотримано базових вимог. Безпеку таких угод забезпечують сучасні електронні інструменти. Якщо ж угода передбачає високий рівень відповідальності з вашого боку, найкращим рішенням буде звернення до бухгалтерської компанії. Ми працюємо з 2019 року та допомагаємо підприємцям у Польщі. Звертайтеся — будемо раді надати вам допомогу.