Kiedy i w jaki sposób dopuszczalne jest zawarcie umowy online w Polsce?

W ostatnich latach nie tylko w Polsce, ale i na całym świecie elektroniczne formy komunikacji stały się normą. Wielu przedsiębiorców i osób prywatnych woli zawierać umowy na odległość — korzystając ze specjalnych platform, poczty elektronicznej, a czasem nawet komunikatorów. Jednak nie wszyscy wiedzą, w jakich przypadkach umowa zawarta w ten sposób będzie miała moc prawną. Nasze biuro rachunkowe w Warszawie „Vitan” nie raz spotkało się z taką potrzebą, dlatego dziś opowiemy o wszystkich niuansach i pułapkach.

Cechy umowy zawartej online

Umowa Elektroniczna (umowa online) to porozumienie między stronami wyrażone w formie elektronicznej przy użyciu środków komunikacji na odległość (strony internetowej, e-maila, podpisu elektronicznego, zaufanego profilu Profil Zaufany lub innych narzędzi).

Zgodnie z polskim prawem, umowa online ma moc prawną, jeśli pozwala jednoznacznie określić strony i utrwalić treść transakcji. Oznacza to, że spełnione muszą być trzy warunki:

• Obie strony wyraziły zgodę na warunki transakcji.
• Istnieje możliwość identyfikacji uczestników za pomocą podpisu kwalifikowanego, systemu logowania lub adresu e-mail.
• Istnieje możliwość zapisania treści umowy w bazie elektronicznej lub w pliku PDF.

Jeśli dokument jest podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym (kwalifikowany podpis elektroniczny) i posiada ważny certyfikat, automatycznie jest równoważny formie pisemnej. Zgodne jest to ze standardem eIDAS, obowiązującym we wszystkich krajach UE.

Do dopuszczalnych umów online zalicza się: zamówienia usług, subskrypcje, wynajem sprzętu, umowy o pracę z pracownikami zdalnymi, transakcje w e-commerce.

Kiedy forma online nie wystarczy?

Nie wszystkie transakcje można jednak zawrzeć na odległość. Tradycyjny podpis pisemny jest wymagany przy zawieraniu takich umów, jak: sprzedaż lub darowizna nieruchomości, poręczenie, umowy korporacyjne (np. podpisanie statutu spółki).

Praktyczne wskazówki od specjalistów Vitan

Aby zminimalizować ryzyko prawne przy podpisywaniu umów, zalecamy:

• Zachowywać elektroniczne kopie dokumentów i potwierdzenia.
• Korzystać wyłącznie ze sprawdzonych platform elektronicznych, takich jak Autenti, DocuSign, Adobe Sign.
• Sprawdzać kontrahenta w rejestrach KRS i CEIDG.
• W przypadku ważnych transakcji skonsultować się z biurem rachunkowym.

Zawieranie umów online w B2B i B2C

W sektorze B2B korzystanie z platform online jest dopuszczalne, jeśli obie strony są świadome zasad i działają w dobrej wierze. W przypadku B2C mogą obowiązywać dodatkowe gwarancje. Na przykład sprzedawca ma obowiązek przekazać pełną informację przed zawarciem umowy. Osoba fizyczna ma prawo odstąpić od umowy w ciągu 14 dni od jej zawarcia bez podawania przyczyny.

Podsumowując: umowy online w Polsce w większości przypadków mają moc prawną, o ile spełnione są podstawowe warunki. Bezpieczeństwo takich transakcji zapewniają nowoczesne narzędzia elektroniczne. Jeśli jednak umowa wiąże się z dużą odpowiedzialnością z Twojej strony, najlepszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z pomocy biura rachunkowego. Działamy od 2019 roku i pomagamy przedsiębiorcom w Polsce. Skontaktuj się z nami — z przyjemnością Ci pomożemy.