Які документи потрібно зберігати та як довго в польській бухгалтерії: практичний посібник

Ведення бізнесу в Республіці Польща вимагає від підприємця не лише дотримання всіх правил під час розрахунку та сплати податків, ведення звітності, а й виконання вимог щодо зберігання бухгалтерської документації. Відсутність необхідних паперів і файлів у разі перевірки може призвести до штрафних санкцій та додаткового стресу. У цій статті розповімо, які документи, у якій формі потрібно зберігати і як довго, а також як правильно організувати архів, щоб перевірка не застала вас зненацька.

Що і як довго потрібно зберігати

Бухгалтерські та податкові документи мають зберігатися компаніями та приватними підприємцями в РП щонайменше 5 років. При цьому строк зберігання обчислюється з кінця календарного року, в якому закінчився строк сплати податків. Зазвичай це рік подання декларації. До таких документів належать різні рахунки-фактури як на продаж, так і на купівлю, книги обліку та реєстри, податкові декларації з VAT, PIT, CIT, а також банківські виписки і касові документи. Наприклад, якщо декларацію з ПДВ подано за 2025 рік, зберігати звіти потрібно до кінця 2030 року.

Кадрові документи та відомості із заробітної плати в Польщі зберігаються щонайменше 10 років. До переліку документів для зберігання входять трудові договори, акти, розрахунки заробітної плати, звітність до ZUS. Однак у деяких випадках може знадобитися більш тривале зберігання. Наприклад, якщо працівника було прийнято до вашої компанії до 2019 року, записи краще зберігати до 50 років, особливо це стосується частини пенсійних прав.

Документацію щодо основних засобів компанії, нерухомості рекомендується зберігати до закінчення строку амортизації плюс п’ять років. А документи на нерухомість — зберігаються безстроково.

Установчі та юридичні документи мають бути доступні для контролю мінімум 5 років, інколи — може знадобитися трохи довше.

Чи допускається електронне зберігання?

Закони Польщі дозволяють зберігати документи в електронному вигляді (на підставі Ustawa o rachunkowości та Ordynacja podatkowa). Але вони обов’язково мають бути доступними для перевірки на вимогу, читабельними та захищеними від втрати. Для зберігання ми у VITAN рекомендуємо користуватися системами електронного архівування. Наприклад, це може бути Doxis — система електронного архіву та управління або національні архівні платформи (наприклад, ZoSIA).

Які помилки часто допускаються під час зберігання документації

До нас часто звертаються клієнти, коли проблема з бухгалтерським обліком і зберіганням документів уже виникла. Зазвичай це пов’язано зі знищенням паперів або файлів раніше встановлених строків, зберіганням лише паперових копій без електронних версій, плутаниною зі строками.

Наприклад, у 2023 році в нашого клієнта у Варшаві податкова служба запросила документи за 2018 рік, які він утилізував у 2022 році.

Що ми радимо робити на практиці

Створіть безпечну та впорядковану систему зберігання документації з урахуванням встановлених строків.
Обов’язково майте електронні копії всіх паперів, що підлягають звітності.
Робіть регулярні резервні копії важливих електронних файлів.
Якщо змінюєте бухгалтера, не забудьте зафіксувати передачу архіву.
Консультуйтеся з експертами, якщо виникають сумніви щодо строків зберігання.

Не знаєте, які документи і як довго зберігати саме у вашому випадку — звертайтеся до компанії “VITAN”: надаємо бухгалтерські послуги на польському ринку з 2019 року, обслуговуємо малий та середній бізнес. Ми із задоволенням допоможемо: у нашому штаті працюють 15 професійних бухгалтерів і 2 фахівці з кадрового обліку.