Jakie dokumenty trzeba przechowywać i jak długo w polskiej księgowości: praktyczny przewodnik
Prowadzenie działalności gospodarczej w Rzeczypospolitej Polskiej wymaga od przedsiębiorcy nie tylko przestrzegania zasad dotyczących obliczania i terminowego opłacania podatków oraz prowadzenia sprawozdawczości, ale także spełniania wymogów związanych z przechowywaniem dokumentacji księgowej. Brak wymaganych dokumentów w przypadku kontroli może skutkować sankcjami finansowymi oraz niepotrzebnym stresem.
W niniejszym artykule wyjaśniamy, jakie dokumenty należy przechowywać, w jakiej formie i przez jaki okres, a także jak prawidłowo zorganizować archiwum, aby kontrola nie była zaskoczeniem.
Co i jak długo należy przechowywać
Dokumenty księgowe i podatkowe powinny być przechowywane przez przedsiębiorców w Polsce przez co najmniej 5 lat. Okres przechowywania liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W praktyce jest to zazwyczaj rok złożenia deklaracji podatkowej.
Do tej kategorii należą m.in. faktury sprzedaży i zakupu, księgi rachunkowe, ewidencje i rejestry, deklaracje podatkowe VAT, PIT i CIT, a także wyciągi bankowe oraz dokumenty kasowe. Przykładowo, jeżeli deklaracja VAT została złożona za rok 2025, dokumenty należy przechowywać do końca 2030 roku.
Dokumenty kadrowe oraz listy płac w Polsce należy przechowywać przez co najmniej 10 lat. Obejmują one m.in. umowy o pracę, akta osobowe, listy wynagrodzeń oraz raporty przekazywane do ZUS. W niektórych przypadkach wymagany okres przechowywania może być dłuższy. Przykładowo, w przypadku pracowników zatrudnionych przed 2019 rokiem dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana nawet do 50 lat, w szczególności w kontekście uprawnień emerytalnych.
Dokumentację dotyczącą środków trwałych należy przechowywać przez cały okres amortyzacji oraz dodatkowo przez 5 lat po jego zakończeniu. Dokumenty dotyczące nieruchomości powinny być przechowywane bezterminowo.
Dokumenty założycielskie oraz dokumentacja prawna firmy powinny być dostępne do kontroli przez co najmniej 5 lat, choć w praktyce często zaleca się ich przechowywanie przez dłuższy okres.
Czy dozwolone jest przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej?
Polskie przepisy, w tym Ustawa o rachunkowości oraz Ordynacja podatkowa, dopuszczają przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej. Muszą one jednak być czytelne, odpowiednio zabezpieczone przed utratą oraz dostępne na żądanie organów kontrolnych.
W VITAN rekomendujemy korzystanie z profesjonalnych systemów elektronicznego archiwizowania dokumentów. Mogą to być na przykład systemy klasy DMS, takie jak Doxis, lub krajowe platformy archiwalne (np. ZoSIA).
Najczęstsze błędy przy przechowywaniu dokumentacji
Klienci często zgłaszają się do nas dopiero w momencie, gdy pojawi się problem związany z księgowością lub archiwizacją dokumentów. Najczęstsze błędy to niszczenie dokumentów przed upływem wymaganego okresu przechowywania, brak kopii elektronicznych dokumentów papierowych oraz błędne ustalanie terminów archiwizacji.
Przykładowo, w 2023 roku urząd skarbowy w Warszawie zwrócił się do jednego z naszych klientów z prośbą o dokumenty z 2018 roku, które zostały przez niego zniszczone już w 2022 roku.
Co radzimy w praktyce
Stwórz bezpieczny i uporządkowany system archiwizacji dokumentów, uwzględniający obowiązujące terminy.
Zadbaj o posiadanie kopii elektronicznych wszystkich dokumentów podlegających obowiązkom sprawozdawczym.
Regularnie wykonuj kopie zapasowe ważnych danych.
W przypadku zmiany biura rachunkowego zadbaj o formalne potwierdzenie przekazania dokumentacji.
W razie wątpliwości skonsultuj się z ekspertami w zakresie księgowości i prawa podatkowego.
Nie masz pewności, jakie dokumenty i jak długo należy przechowywać w Twojej sytuacji? Skontaktuj się z VITAN — chętnie pomożemy. Działamy na rynku polskim od 2019 roku, obsługując małe i średnie przedsiębiorstwa. W naszym zespole pracuje 15 doświadczonych księgowych oraz 2 specjalistów ds. kadr i płac.