Какие документы нужно хранить и как долго в польской бухгалтерии: практическое руководство
Ведение бизнеса в Республике Польша требует от предпринимателя не только соблюдения всех правил при расчете и уплате налогов, ведения отчетности, но и требований к хранению бухгалтерской документации. Отсутствие нужных бумаг и файлов в случае проверки может привести к штрафным санкциям и дополнительному стрессу. В этой статье расскажем, какие документы, в какой форме нужно хранить и как долго, как правильно организовать архив, чтобы проверка не застала вас врасплох.
Что и как долго нужно хранить
Бухгалтерские и налоговые документы должны храниться компаниями и частными предпринимателями в РП не менее 5 лет. Причем срок хранения начинает считаться с конца календарного года, в котором истек срок уплаты налогов. Обычно это год подачи декларации. Это различные счета-фактуры как на продажу, так и на покупку, книги учета и реестры, налоговые декларации по VAT, PIT, CIT, а также банковские выписки и кассовые документы. Например, если декларация по НДС подана за 2025 год, хранить отчеты нужно до конца 2030 года.
Кадровые документы и зарплатные ведомости в Польше хранятся не менее 10 лет. В число документов для хранения входят трудовые договоры, акты, расчеты зарплат, отчетность для ZUS. Однако в некоторых случаях может потребоваться более длительное хранение. Например, если сотрудник был принят в вашу фирму до 2019 года, записи лучше хранить до 50 лет, особенно это касается части пенсионных прав.
Документацию по основным средствам компании, недвижимости рекомендуется хранить до окончания срока амортизации плюс пять лет. А документы на недвижимость – хранят бессрочно.
Учредительные и юридические документы должны быть доступны для контроля минимально 5 лет, иногда – может потребоваться немного дольше.
Допускается ли электронное хранение?
Законы Польши разрешают хранить документы в электронном виде (на основании Ustawa o rachunkowości и Ordynacja podatkowa). Но они обязательно должны быть доступны для проверки по требованию, читаемыми, защищены от утраты. Для хранения мы в Vitan рекомендуем пользоваться системами электронного архивирования. Например, это может быть Doxis – система электронного архива и управления или национальные архивные платформы (пример ZoSIA).
Какие ошибки часто допускаются при хранении документации
К нам часто приходят клиенты, когда проблема с бухгалтерским учетом и хранением документов уже возникла. Обычно это связано с уничтожением бумаг или файлов раньше установленных сроков, хранением только бумажных копий без электронных версий, путаницей со сроками.
Например, в 2023 году у нашего клиента в Варшаве налоговая запросила документы за 2018 год, которые он утилизировал в 2022.
Что мы советуем делать на практике
- Создайте безопасную и упорядоченную систему хранения документации с учетом установленных сроков.
- Обязательно имейте электронные копии всех бумаг, подлежащих отчетности.
- Делайте регулярные копии и важных электронных файлов.
- Если меняете бухгалтера, не забудьте зафиксировать передачу архива.
- Проконсультируйтесь с экспертами, если возникают сомнения по срокам хранения.
Не знаете, какие документы и как долго хранить в вашем конкретном случае, обращайтесь в компанию VITAN: предоставляем бухгалтерские услуги на польском рынке с 2019 года, обслуживаем малый и средний бизнес. Мы вам с удовольствием поможем, в нашем штате работают 15 профессиональных бухгалтеров и 2 кадровика.