Як виставляти фактури при збої KSeF

VITAN - Новини - Як виставляти фактури при збої KSeF

З 1 лютого 2026 року обов’язок виставляти фактури при збої KSeF діє для найбільших підприємств, у яких вартість продажів з ПДВ у 2024 році перевищила 200 млн злотих, з 1 квітня — для більшості інших платників податків. До кінця 2026 року зберігається виняток для підприємців, чия загальна вартість продажів з урахуванням ПДВ, що документуються такими фактурами в даному місяці, не перевищує 10 000 злотих. З 1 січня 2027 року KSeF стає обов’язковим також для цієї групи.

Причому технічний збій системи або відсутність зв’язку у продавця не зупиняє продажі, а держава передбачила чіткі offline-сценарії. У цій статті спільно зі фахівцем «Vitan» розглянемо, які бувають причини недоступності KSeF і як це впливає на вибір режиму.

Які бувають види offline-режимів KSeF

  1. Проблеми з інтернетом у продавця — режим offline24. Застосовується у випадку, якщо стався збій локального провайдера або завис модуль інтеграції в бухгалтерській програмі (Comarch ERP Optima, Symfonia, wFirma, InFact). Алгоритм дій у цій ситуації простий. Спочатку сформуйте фактуру у вашій обліковій системі в актуальній XML-структурі FA(3). При наданні фактури покупцеві до її відправки в KSeF документ повинен містити два коди QR — OFFLINE та CERTYFIKAT. Для формування другого коду необхідний сертифікат KSeF типу 2. Далі передайте документ покупцеві узгодженим способом. Відправте файл XML у KSeF не пізніше наступного робочого дня після дати виставляння.
  2. Режим tryb offline – niedostępność KSeF означає планові технічні роботи KSeF. Про терміни їх проведення можна дізнатися на офіційному порталі ksef.mf.gov.pl та в BIP. У цьому випадку необхідно створити фактуру у форматі FA(3) поза KSeF, передати її покупцеві узгодженим способом, а потім відправити в KSeF не пізніше наступного робочого дня після завершення періоду недоступності. Якщо фактура передається покупцеві поза KSeF до її відправки в систему, вона повинна містити два QR-коди — «OFFLINE» та «CERTYFIKAT».
  3. Режим tryb awaryjny — позапланова аварія KSeF. Режим застосовується тільки при публікації офіційного повідомлення про аварію в BIP Мінфіну та через API KSeF. Переконайтеся в наявності офіційного статусу аварії, виставте фактуру за структурою FA(3) та передайте її покупцеві узгодженим способом. Якщо фактура передається покупцеві поза KSeF до її відправки в систему, вона повинна містити два QR-коди — «OFFLINE» та «CERTYFIKAT». Передати фактури в KSeF потрібно протягом 7 робочих днів з моменту офіційного закінчення аварії.
  4. Режим awaria całkowita — режим повної аварії KSeF. Один із найрідкісніших сценаріїв, про який Міністерство фінансів оголошує через засоби масової інформації (радіо, ТБ, великі новинні портали). Цей випадок передбачає виставляння фактур у паперовому або електронному вигляді поза KSeF. Після відновлення системи відправляти таку фактуру в KSeF не потрібно. QR-код KSeF на ній також не використовується.

Дати на фактурі при offline-виставлянні

При роботі в offline-режимах потрібно розуміти, що дата виставляння фактури і дата присвоєння їй номера KSeF — не одне й те саме. У режимах offline24, offline – niedostępność KSeF та tryb awaryjny датою виставляння фактури вважається дата, вказана платником податків у полі P_1. Дата присвоєння номера KSeF може бути пізніше — вона залежить від моменту відправки документа в систему.

Підготовка інфраструктури: сертифікати та QR-коди

Для передачі фактури клієнту до її відправки в KSeF облікова система повинна сформувати візуалізацію з відповідними QR-кодами. Сертифікат KSeF необхідно отримати заздалегідь через API KSeF 2.0 або додаток платника податків KSeF 2.0. Він потрібен вашій бухгалтерській програмі для підпису даних і формування QR-коду offline до відправки XML на сервер Мінфіну. Вам потрібно переконатися, що ваш обліковий модуль автоматично додає блок verification link / QR-код при експорті offline-фактури в PDF.

6 помилок при збоях KSeF

  1. Вважати будь-яку помилку рівною аварії KSeF. Відсутність інтернету в офісі або збій програми — це offline24, а не аварія Мінфіну. Термін відправки становить 1 робочий день, а не 7.
  2. Розсилка PDF без QR-коду. При наданні фактури поза KSeF необхідно дотримуватися встановлених для конкретного режиму правил маркування QR-кодами. Якщо фактура надається до її відправки в KSeF, застосовуються QR-коди OFFLINE та CERTYFIKAT.
  3. Ручна зміна дати в полі P_1. Не слід змінювати P_1 тільки для того, щоб узгодити її з більш пізньою датою відправки документа в KSeF. В offline24 датою виставляння є дата, вказана в полі P_1. Номер KSeF може бути присвоєний пізніше.
  4. Відсутність заздалегідь згенерованого сертифіката. Без заздалегідь отриманого сертифіката KSeF типу 2 система не здатна сформувати правильний QR-код при відключенні від мережі.
  5. Використання застарілої схеми. З 1 лютого 2026 року актуальною структурою для структурованих фактур (faktur ustrukturyzowanych) є FA(3).
  6. Не перевіряти результат відправки в KSeF. Автоматична відправка з бухгалтерської програми не означає, що документ уже успішно оброблений системою. Після синхронізації слід перевірити статус документа і присвоєний номер KSeF.

Наш бухгалтер у Варшаві надає коментар: Найчастіша проблема, з якою до нас звертаються клієнти, — спроба виставити фактуру в режимі Awaryjny, коли у них просто зник зв’язок із сервером через антивірус або провайдера. Якщо Мінфін не опублікував повідомлення про аварію в BIP, для платника податків такий збій належить до режиму Offline24. Якщо ви відправите фактуру через 3 дні замість наступного робочого дня — з 1 січня 2027 року за порушення встановленого терміну може бути застосована грошова санкція.