Как выставлять фактуры при сбое KSeF

VITAN - Новости - Как выставлять фактуры при сбое KSeF

С 1 февраля 2026 года обязанность выставлять фактуры при сбое KSeF действует для крупнейших предприятий, у которых стоимость продаж с НДС в 2024 году превысила 200 млн злотых, а с 1 апреля — для большинства остальных налогоплательщиков. До конца 2026 года сохраняется исключение для предпринимателей, чья общая стоимость продаж с учетом НДС, документируемых такими фактурами в данном месяце, не превышает 10 000 злотых. С 1 января 2027 года KSeF становится обязательным также для этой группы.

Причем технический сбой системы или отсутствие связи у продавца не останавливает продажи, а государство предусмотрело четкие offline-сценарии. В этой статье совместно со специалистом «Vitan» рассмотрим, какие бывают причины недоступности KSeF и как это влияет на выбор режима.

Какие бывают виды offline-режимов KSeF

  1. Проблемы с интернетом у продавца — режим offline24. Применяется в случае, если произошел сбой локального провайдера или завис модуль интеграции в бухгалтерской программе (Comarch ERP Optima, Symfonia, wFirma, InFact). Алгоритм действий в этой ситуации прост. Сначала сформируйте фактуру в вашей учетной системе в актуальной XML-структуре FA(3). При предоставлении фактуры покупателю до ее отправки в KSeF документ должен содержать два кода QR — OFFLINE и CERTYFIKAT. Для формирования второго кода необходим сертификат KSeF типа 2. Далее передайте документ покупателю согласованным способом. Отправьте файл XML в KSeF не позднее следующего рабочего дня после даты выставления.
  2. Режим tryb offline – niedostępność KSeF означает плановые технические работы KSeF. О сроках их проведения можно узнать на официальном портале ksef.mf.gov.pl и в BIP. В этом случае необходимо создать фактуру в формате FA(3) вне KSeF и передать ее покупателю согласованным способом, а затем отправить в KSeF не позднее следующего рабочего дня после завершения периода недоступности. Если фактура передается покупателю вне KSeF до ее отправки в систему, она должна содержать два QR-кода — «OFFLINE» и «CERTYFIKAT».
  3. Режим tryb awaryjny — внеплановая авария KSeF. Режим применяется только при публикации официального сообщения об аварии в BIP Минфина и через API KSeF. Убедитесь в наличии официального статуса аварии, выставьте фактуру по структуре FA(3) и передайте ее покупателю согласованным способом. Если фактура передается покупателю вне KSeF до ее отправки в систему, она должна содержать два QR-кода — «OFFLINE» и «CERTYFIKAT». Передать фактуры в KSeF нужно в течение 7 рабочих дней с момента официального окончания аварии.
  4. Режим awaria całkowita — режим полной аварии KSeF. Один из самых редких сценариев, о котором Министерство финансов объявляет через средства массовой информации (радио, ТВ, крупные новостные порталы). Этот случай предполагает выставление фактур в бумажном или электронном виде вне KSeF. После восстановления системы отправлять такую фактуру в KSeF не требуется. QR-код KSeF на ней также не используется.

Даты на фактуре при offline-выставлении

При работе в offline-режимах нужно понимать, что дата выставления фактуры и дата присвоения ей номера KSeF — не одно и то же. В режимах offline24, offline – niedostępność KSeF и tryb awaryjny датой выставления фактуры считается дата, указанная налогоплательщиком в поле P_1. Дата присвоения номера KSeF может быть позднее — она зависит от момента отправки документа в систему.

Подготовка инфраструктуры: сертификаты и QR-коды

Для передачи фактуры клиенту до ее отправки в KSeF учетная система должна сформировать визуализацию с соответствующими QR-кодами. Сертификат KSeF необходимо получить заранее через API KSeF 2.0 или приложение налогоплательщика KSeF 2.0. Он нужен вашей бухгалтерской программе для подписи данных и формирования QR-кода offline до отправки XML на сервер Минфина. Вам нужно убедиться, что ваш учетный модуль автоматически добавляет блок verification link / QR-код при экспорте offline-фактуры в PDF.

6 ошибок при сбоях KSeF

  1. Считать любую ошибку равной аварии KSeF. Отсутствие интернета в офисе или сбой программы – это offline24, а не авария Минфина. Срок отправки составляет 1 рабочий день, а не 7.
  2. Рассылка PDF без QR-кода. При предоставлении фактуры вне KSeF необходимо соблюдать установленные для конкретного режима правила маркировки QR-кодами. Если фактура предоставляется до ее отправки в KSeF, применяются QR-коды OFFLINE и CERTYFIKAT.
  3. Ручная смена даты в поле P_1. Не следует менять P_1 только для того, чтобы согласовать ее с более поздней датой отправки документа в KSeF. В offline24 датой выставления является дата, указанная в поле P_1. Номер KSeF может быть присвоен позднее.
  4. Отсутствие заранее сгенерированного сертификата. Без полученного сертификата KSeF типа 2 система не способна сформировать правильный QR-код при отключении от сети.
  5. Использование устаревшей схемы. С 1 февраля 2026 года актуальной структурой для структурированных фактур (faktur ustrukturyzowanych) является FA(3).
  6. Не проверять результат отправки в KSeF. Автоматическая отправка из бухгалтерской программы не означает, что документ уже успешно обработан системой. После синхронизации следует проверить статус документа и присвоенный номер KSeF.

Наш бухгалтер в Варшаве дает комментарий: «Самая частая проблема, с которой к нам обращаются клиенты, — попытка выставить фактуру в режиме Awaryjny, когда у них просто пропала связь с сервером из-за антивируса или провайдера. Если Минфин не опубликовал сообщение об аварии в BIP, для налогоплательщика такой сбой относится к режиму Offline24. Подадите фактуру через 3 дня вместо следующего рабочего дня — с 1 января 2027 года за нарушение установленного срока может быть применена денежная санкция.»