Jak wystawiać faktury podczas awarii KSeF

VITAN - Aktualności - Jak wystawiać faktury podczas awarii KSeF

Od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania faktur podczas awarii KSeF dotyczy największych przedsiębiorstw (u których wartość sprzedaży wraz z VAT w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł), a od 1 kwietnia — większości pozostałych podatników. Do końca 2026 roku zachowano wyjątek dla przedsiębiorców, których łączna wartość sprzedaży wraz z VAT, dokumentowana takimi fakturami w danym miesiącu, nie przekracza 10 000 zł. Od 1 stycznia 2027 roku KSeF staje się obowiązkowy również dla tej grupy.

Co ważne, usterka techniczna systemu lub brak łączności po stronie sprzedawcy nie wstrzymuje sprzedaży, a państwo przewidziało jasne scenariusze offline. W tym artykule, we współpracy ze specjalistą firmy „Vitan”, przeanalizujemy przyczyny niedostępności KSeF i ich wpływ na wybór odpowiedniego trybu.

Jakie są rodzaje trybów offline w KSeF

  1.     Problemy z Internetem u sprzedawcy — ryb offline24. Stosowany w przypadku awarii lokalnego dostawcy lub zawieszenia modułu integracyjnego w programie księgowym (Comarch ERP Optima, Symfonia, wFirma, InFact). Algorytm działań jest prosty: najpierw wygeneruj fakturę w swoim systemie księgowym w aktualnej strukturze XML FA(3). Przy przekazaniu faktury nabywcy przed jej wysłaniem do KSeF, dokument musi zawierać dwa kody QR — OFFLINE oraz CERTYFIKAT. Do wygenerowania drugiego kodu niezbędny jest certyfikat KSeF typu 2. Następnie przekaż dokument nabywcy w uzgodniony sposób. Wyślij plik XML do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dacie wystawienia.
  2.     Tryb offline – niedostępność KSeF. Oznacza planowane prace techniczne w KSeF. O terminach ich prowadzenia można dowiedzieć się na oficjalnym portalu ksef.mf.gov.pl oraz w BIP. W takim przypadku należy utworzyć fakturę w formacie FA(3) poza KSeF, przekazać ją nabywcy w uzgodniony sposób, a następnie wysłać do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu prac. Jeżeli faktura jest udostępniana nabywcy poza KSeF przed jej przesłaniem do systemu, należy opatrzyć ją dwoma kodami QR – „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”.
  3.     Tryb awaryjny — nieplanowana awaria KSeF. Tryb stosowany wyłącznie po opublikowaniu oficjalnego komunikatu o awarii w BIP Ministerstwa Finansów oraz przez API KSeF. Upewnij się co do oficjalnego statusu awarii, wystaw fakturę w strukturze FA(3) i przekaż ją nabywcy w uzgodniony sposób. Jeżeli faktura jest udostępniana nabywcy poza KSeF przed jej przesłaniem do systemu, należy opatrzyć ją dwoma kodami QR – „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”.Przekazanie faktur do KSeF musi nastąpić w ciągu 7 dni roboczych od momentu oficjalnego zakończenia awarii.
  4. Tryb awarii całkowitej — całkowita awaria KSeF. Jeden z najrzadszych scenariuszy, o którym Ministerstwo Finansów informuje za pośrednictwem środków masowego przekazu (radio, TV, duże portale informacyjne). Przypadek ten zakłada wystawianie faktur w formie papierowej lub elektronicznej poza KSeF. Po przywróceniu systemu wysłanie takiej faktury do KSeF nie jest wymagane. Kod QR KSeF również nie jest na niej stosowany.

Daty na fakturze przy wystawianiu offline

Pracując w trybach offline, należy pamiętać, że data wystawienia faktury i data nadania jej numeru KSeF to nie to samo. W trybie offline24, trybie offline – niedostępność KSeF oraz trybie awaryjnym za datę wystawienia faktury uznaje się datę wskazaną przez podatnika w polu P_1. Data nadania numeru KSeF może być późniejsza — zależy ona od momentu wysłania dokumentu do systemu.

Przygotowanie infrastruktury: certyfikaty i kody QR

Aby przekazać fakturę klientowi przed jej wysłaniem do KSeF, system księgowy musi wygenerować wizualizację z odpowiednimi kodami QR. Certyfikat KSeF należy uzyskać wcześniej za pośrednictwem API KSeF 2.0 lub Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Jest on potrzebny programowi księgowemu do podpisania danych i wygenerowania kodu QR offline przed wysłaniem pliku XML na serwer Ministerstwa Finansów. Upewnij się, że Twój moduł księgowy automatycznie dodaje blok verification link / kod QR podczas eksportu faktury offline do pliku PDF.

6 błędów podczas awarii KSeF

  1. Uznawanie dowolnego błędu za awarię KSeF. Brak Internetu w biurze lub awaria programu to tryb offline24, a nie awaria Ministerstwa Finansów. Termin wysyłki wynosi 1 dzień roboczy, a nie 7.
  2.     Wysyłanie plików PDF bez kodu QR. Przekazując fakturę poza KSeF, należy przestrzegać zasad znakowania kodami QR ustalonych dla konkretnego trybu. Jeśli faktura jest przekazywana przed wysłaniem do KSeF, stosuje się kody QR OFFLINE i CERTYFIKAT.
  3. Ręczna zmiana daty w polu P_1. Nie należy zmieniać pola P_1 tylko po to, aby uzgodnić je z późniejszą datą wysyłki dokumentu do KSeF. W trybie offline24 datą wystawienia jest data wskazana w polu P_1. Numer KSeF może zostać nadany później.
  4.     Brak wcześniej wygenerowanego certyfikatu. Bez wygenerowanego wcześniej certyfikatu KSeF typu 2 system nie jest w stanie stworzyć prawidłowego kodu QR po odłączeniu od sieci.
  5.     Stosowanie nieaktualnego schematu. Od 1 lutego 2026 roku aktualną strukturą dla faktur ustrukturyzowanych jest FA(3).
  6.     Brak weryfikacji wyniku wysyłki do KSeF. Automatyczna wysyłka z programu księgowego nie oznacza, że dokument został już pomyślnie przetworzony przez system. Po synchronizacji należy sprawdzić status dokumentu oraz nadany numer KSeF.

Komentarz księgowego „Vitan”: „Najczęstszym problemem, z którym zgłaszają się do nas klienci, jest próba wystawienia faktury w trybie Awaryjnym w sytuacji, gdy po prostu stracili połączenie z serwerem z powodu antywirusa lub dostawcy Internetu. Jeśli Ministerstwo Finansów nie opublikowało komunikatu o awarii w BIP, dla podatnika taka usterka kwalifikuje się jako tryb Offline24. Wyślesz fakturę po 3 dniach zamiast w następnym dniu roboczym — od 1 stycznia 2027 roku za naruszenie wyznaczonego terminu może zostać nałożona sankcja pieniężna.”