Umowa o pracę, zlecenia czy dzieło: co wybrać dla pracodawcy

Błędy przy wyborze formy zatrudnienia pracowników w Polsce kosztują drogo. W ciągu 7 lat praktyki w Warszawie eksperci „Vitan” wielokrotnie spotykali się z sytuacjami, gdy biznes otrzymywał wysokie kary i dopłaty ze strony ZUS oraz Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) tylko dlatego, że mylono Umowę zlecenie i Umowę o pracę. W tym artykule, bez skomplikowanej terminologii prawniczej, wyjaśniamy, jaki rodzaj umowy wybrać dla pracodawcy, aby zoptymalizować podatki i uniknąć kontroli.

Czym się różnią: rodzaje umów

W Polsce najczęściej stosuje się trzy formy współpracy.

Umowa o pracę – klasyczna umowa o pracę, przy której pracownik pracuje według grafiku, podlega wewnętrznym regulaminom firmy i otrzymuje gwarancje pracownicze: płatne zwolnienia lekarskie oraz urlop.

Plusem dla pracodawcy jest stabilność, pełna kontrola nad czasem pracy oraz odpowiedzialność materialna pracownika. Należy jednak uwzględnić wysokie obciążenia podatkowe, obowiązek opłacania urlopów (minimum 20–26 dni w roku) oraz zwolnień lekarskich (L4). Obowiązują również rygorystyczne zasady wypowiedzenia – okres wypowiedzenia wynosi od 2 tygodni do 3 miesięcy.

Ten typ umowy sprawdza się w przypadku stałej kadry biurowej, administratorów, kadry menedżerskiej oraz pracowników stałych linii produkcyjnych.

Umowa zlecenia – przewiduje bardziej elastyczną formę współpracy, w której pracownik wykonuje określone zadania, a poziom kontroli pracodawcy jest niższy niż w przypadku umowy o pracę. Ten typ umowy sprawdza się przy zatrudnieniu sezonowym, w magazynach, branży HoReCa oraz w przypadku pracowników tymczasowych. Główną zaletą dla pracodawcy jest elastyczność oraz brak sztywnych obowiązków związanych z urlopem (jeśli nie zostało to określone w umowie), a także łatwiejsze rozwiązanie współpracy. Kolejną korzyścią jest to, że przy zatrudnieniu studentów lub uczniów do 26. roku życia pracodawca jest całkowicie zwolniony ze składek ZUS. Należy jednak pamiętać o minimalnej stawce godzinowej, która musi być ściśle przestrzegana i ewidencjonowana (ewidencja godzin). Co miesiąc trzeba również zbierać od pracownika potwierdzenie jego statusu (np. zaświadczenie z uczelni).

Umowa o dzieło – umowa, której wykonanie polega na osiągnięciu konkretnego rezultatu. Ten typ umowy często stosuje się przy zlecaniu stworzenia strony internetowej, projektowania graficznego, pisania tekstów oraz innych jednorazowych prac. Jeśli jednak pracownik wykonuje codzienne obowiązki według grafiku w biurze lub zdalnie, taki typ umowy nie jest odpowiedni, ponieważ podczas kontroli może zostać przekwalifikowany.

Korzyścią jest brak składek ZUS (w większości przypadków, jeśli nie dotyczy to stałego pracownika). Jeżeli przenoszone są prawa autorskie, można legalnie obniżyć podstawę opodatkowania o 50%. Każdą taką umowę należy jednak zgłosić do ZUS poprzez formularz RUD w ciągu 7 dni od jej zawarcia. Umowy te są pod szczególnym nadzorem organów kontrolnych.

Jak zrozumieć, co jest bardziej opłacalne dla pracodawcy?

Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi — wiele zależy od charakteru pracy. Zalecamy klientom wybór umowy o pracę, jeśli pracownik ma pracować w stałym, określonym grafiku, istnieje jasna struktura podporządkowania oraz praca ma charakter długoterminowy. Umowa zlecenie sprawdzi się, jeśli potrzebna jest elastyczność, praca jest sezonowa lub tymczasowa oraz istnieje potrzeba szybkiego skalowania zespołu.

Umowę o dzieło rekomendujemy wtedy, gdy wymagany jest mierzalny rezultat, współpraca ma charakter projektowy i nie planuje się kontroli procesu pracy.

Jakie jest główne ryzyko dla pracodawcy?

Głównym zagrożeniem dla pracodawcy jest przekwalifikowanie umowy. Zdarza się, że przedsiębiorcy próbują obniżyć koszty, zatrudniając pracowników na umowę zlecenie lub umowę o dzieło, mimo że występują cechy stosunku pracy: grafik, kontrola, miejsce pracy, stałe obowiązki. Podczas kontroli Państwowa Inspekcja Pracy może uznać takie zatrudnienie za umowę o pracę, co wiąże się z koniecznością dopłaty składek ZUS oraz karą za naruszenie praw pracownika (zazwyczaj od 1 000 do 30 000 zł).

Jeśli planujesz zatrudniać pracowników, ale nie wiesz, która forma zatrudnienia będzie najlepsza, specjaliści firmy „Vitan” chętnie pomogą: dobrać odpowiedni typ umowy, obliczyć koszty pracodawcy oraz przygotować dokumenty zgodnie z polskim prawem.