Jakie wydatki można oficjalnie odliczyć dla JDG i Sp. z o.o. w Polsce

Od tego, jak prawidłowo prowadzona jest ewidencja wydatków, zależy nie tylko wysokość podatku i zaoszczędzona kwota dzięki odliczonym środkom, ale także bezpieczeństwo i pewność podczas kontroli ze strony polskiej administracji podatkowej. W tym artykule opiszemy, jakie koszty mogą odliczyć przedsiębiorcy indywidualni i spółki z o.o. przy obliczaniu podatków, a także omówimy szczegóły ich kwalifikowania.

Czym są koszty podatkowe?

Polskie prawo podatkowe przewiduje pojęcie koszt uzyskania przychodu. Są to wydatki, które zmniejszają podstawę opodatkowania. Ale nie wszystko jest tak proste. Aby wydatek został uznany za „właściwy”, musi spełniać następujące wymagania:

być związany z działalnością gospodarczą;
być udokumentowany (faktura, rachunek).

Czasami wymaga się także uzasadnienia ekonomicznego, które potwierdza konieczność takiego wydatku dla prowadzenia biznesu.

Jakie wydatki można odliczyć

Wydatki biurowe, związane z wynajmem lokalu, magazynu, a nawet adresu siedziby. Można odliczyć opłaty za media (prąd, internet, wodę). Należy pamiętać, że wszystkie te usługi najlepiej rejestrować na firmę; niezalecane jest używanie prywatnego numeru telefonu, jeśli planujesz odliczyć dużą kwotę za usługi telekomunikacyjne i internetowe.
Wydatki na sprzęt i oprogramowanie. Dotyczy to zakupu sprzętu biurowego (komputery, laptopy, smartfony, drukarki, skanery), licencjonowanego oprogramowania i subskrypcji, hostingu, domeny, usług w chmurze. Należy jednak pamiętać, że drogie aktywa (zazwyczaj powyżej 10 000 zł) podlegają amortyzacji i nie można ich odliczyć jednorazowo.
Profesjonalne usługi zewnętrznych specjalistów. Na przykład usługi księgowych, prawników, audytorów, marketerów.
Transport. Zazwyczaj odlicza się 75% wydatków, 100% jest możliwe tylko przy wyłącznym wykorzystaniu w działalności gospodarczej.
Zakup materiałów, surowców i materiałów eksploatacyjnych niezbędnych do prowadzenia działalności firmy.
Wydatki na wyżywienie pracowników również można odliczyć. Ale nie każdy posiłek można uznać za konieczny dla działalności gospodarczej. Ważne jest, aby konsultować się z księgowym. Na przykład nie można odliczyć zwykłych obiadów „do pracy” ani wyżywienia przedsiębiorcy (JDG). Można natomiast odliczyć wyżywienie podczas delegacji i w trakcie wykonywania obowiązków BHP.
Dodatkowe szkolenia. Chodzi o kursy edukacyjne, szkolenia i konferencje.
Prezenty. Jest to możliwe tylko w przypadku, gdy są one niezbędne do reklamy i promocji działalności. Prezenty reprezentacyjne nie są kosztami podatkowymi.
Fundusz wynagrodzeń pracowników oraz niektóre wydatki na imprezy firmowe. Mogą być również zaliczane do kosztów firmy. Co dokładnie można odliczyć, najlepiej skonsultować z księgowymi, np. w naszej firmie „Vitan”.
Ubezpieczenia i kradzież majątku (kradzież mienia). Na przykład w przypadku kradzieży lub utraty mienia firmowego przez pracownika, można je odliczyć. Kradzież musi być jednak oficjalnie udokumentowana. Jeśli miała miejsce z powodu niedbalstwa pracownika, odliczenie nie będzie możliwe.

Szczególności odliczania wydatków dla JDG i Sp. z o.o.

Przedsiębiorcy indywidualni mogą odliczać część środków wydanych na wszystkie wymienione punkty, jeśli istnieje potwierdzenie, że jest to konieczne dla działalności. Jest to jednak możliwe tylko przy stosowaniu systemu PIT (liniowego 19% lub progresywnego). W przypadku zastosowania ryczałtu odliczenie wydatków przy obliczaniu podatku nie jest możliwe, ponieważ podatek liczony jest od przychodu brutto, a nie od zysku.

W przypadku Sp. z o.o. ewidencja wydatków prowadzona jest bardziej rygorystycznie, istnieje ryzyko częstych kontroli podatkowych.

Typowe błędy przedsiębiorców, przez które nie udało się odliczyć wydatków

Do nas często zwracają się przedsiębiorcy i właściciele firm dopiero wtedy, gdy „coś poszło nie tak”, dlatego chcemy ostrzec przed najczęstszymi błędami, za które można dodatkowo otrzymać kary od organów kontrolnych:

odliczenia były dokonywane bez dokumentów potwierdzających;
mylono wydatki prywatne z wydatkami na firmę;
nie przestrzegano zasad sprawozdawczości podatkowej.

Jeśli nie jesteś pewien, które wydatki można odliczyć, a które nie, skontaktuj się z naszym księgowym. Zespół Vitan Consulting jest gotowy pomóc w każdej sprawie związanej z prowadzeniem księgowości w Polsce.