Jak zarejestrować auto na firmę w Polsce

Rejestracja samochodu na firmę jest dość częstym zjawiskiem wśród przedsiębiorców w Polsce. Takie rozwiązanie pozwala korzystać z pojazdu na legalnych zasadach oraz optymalizować koszty. W tym artykule my, specjaliści firmy „Vitan”, opowiemy o niezbędnych dokumentach i zaletach tej procedury.

Jaki jest sens rejestrowania samochodu na firmę?

To proste – po dokonaniu rejestracji firma otrzymuje prawne prawo do posiadania i użytkowania pojazdu. Dla biznesu otwiera to dodatkowe możliwości. Na przykład można zaliczyć wydatki na paliwo, naprawy i serwis, ubezpieczenie do kosztów firmy, a nie prywatnych. Istnieje możliwość odliczenia części lub nawet całego VAT.
Jeśli auto jest używane do celów firmowych tylko częściowo, odliczenie VAT wynosi 50%. Pełne odliczenie podatku VAT w wysokości 100% obowiązuje, jeśli samochód jest wykorzystywany wyłącznie do realizacji zadań firmy.
Aby uzyskać takie odliczenie, firma musi: zgłosić pojazd do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26 oraz prowadzić ewidencję przebiegu i wykorzystania samochodu służbowego.

Kto może zarejestrować samochód i jakie dokumenty są potrzebne?

Zarejestrować pojazd na siebie może każda firma — zarówno Sp. z o.o., jak i JDG. Właściciel musi potwierdzić swoją zdolność prawną poprzez wypis z KRS lub zapis CEIDG.

Do rejestracji samochodu na firmę należy przygotować zestaw dokumentów:

• wypis z KRS (dla osób prawnych), wpis CEIDG (dla jednoosobowych działalności);
• dokumenty potwierdzające zakup pojazdu (umowa kupna–sprzedaży, faktura VAT);
• dowód rejestracyjny pojazdu (w przypadku zakupu auta używanego);
• dokument tożsamości;
• polisa ubezpieczenia OC;
• numer REGON i NIP (nie są obowiązkowe, ale mogą być wymagane).

Jak zarejestrować auto na firmę: instrukcja krok po kroku

Przed wizytą w urzędzie należy przygotować dokumenty i upewnić się, że samochód nie ma „prawnych” niezgodności, ma ważne OC oraz opłacony akcyz (w przypadku aut importowanych). Następnie można składać wniosek w wydziale Wydział Komunikacji. Można to zrobić osobiście, przez pełnomocnika lub w niektórych województwach — przez ePUAP.

Po sprawdzeniu dokumentów pracownik urzędu wyda tymczasowy dowód rejestracyjny i tablice. Będą one ważne do czasu wydania nowych — zazwyczaj 2–3 tygodnie. Po tym czasie zostaną Państwo poproszeni o odbiór stałego dowodu rejestracyjnego oraz tablic rejestracyjnych, jeśli wcześniej ich nie było.

Szczegóły rejestracji mogą różnić się w zależności od pochodzenia pojazdu.
Jeśli auto zostało sprowadzone z UE, wymagane jest potwierdzenie zapłaty akcyzy, VAT oraz czasem tłumaczenia dokumentów, jeśli nie są w polskim wzorze.

Jeśli samochód został sprowadzony spoza UE, konieczne będzie przejście odprawy celnej, opłata cła, VAT i akcyzy. Może być również potrzebny przegląd techniczny, jeśli pojazd nie spełnia polskich norm.

Koszt rejestracji może różnić się w zależności od jej rodzaju. Standardowa opłata rejestracyjna, bez dodatkowych kosztów, wynosi 180–250 zł.

Znacznie można ułatwić sobie cały proces, powierzając rejestrację samochodu na firmę sprawdzonej firmie, która przejdzie wszystkie kroki za Państwa. Na przykład u nas w „Vitan”  taka usługa jest dostępna.