Що таке KSeF у Польщі та як працює система

VITAN - Новини - Що таке KSeF у Польщі та як працює система

З 2026 року Польща поетапно запроваджує обов’язкове використання державної системи електронних рахунків-фактур KSeF. Вона була запущена ще у 2022 році, але реєстрація здійснювалася добровільно.

Наша компанія «Vitan» працює у Польщі з 2019 року, надаючи бухгалтерські послуги для різних форм бізнесу. У цій статті розглянемо, що являє собою ця система, як вона працює, хто повинен її використовувати та які строки відведені на впровадження.

Що таке KSeF

Впровадження KSeF — це одна з наймасштабніших змін у сфері бухгалтерії та VAT-звітності за останні роки.

Krajowy System e-Faktur — державна платформа електронних рахунків-фактур у Польщі, створена Міністерством фінансів країни. За її допомогою компанії виставляють, отримують і зберігають електронні рахунки-фактури. Головною відмінністю рахунків, сформованих через цю програму, є формат документа. Використовується структурований XML-файл, перевірка якого здійснюється податковою службою автоматично. Після реєстрації в KSeF рахунок-фактура вважається офіційно виставленим.

Навіщо впроваджується система

Основна мета полягає в цифровізації податкової системи та посиленні контролю за розрахунком VAT. Впроваджуючи систему, польська влада прагне скоротити кількість податкових махінацій, автоматизувати перевірку рахунків-фактур, пришвидшити документообіг, знизити кількість помилок і спростити податковий контроль.

Переваги впровадження

  • значно спрощується зберігання та доступ до рахунків-фактур завдяки централізованій архівації в KSeF;
  • у більшості випадків відпадає необхідність окремо надавати файл JPK_FA на запит податкових органів;
  • скорочення часу очікування повернення податку до 40 днів у більшості випадків;
  • єдиний формат для всіх (покупець не зможе сказати, що не отримав рахунок, адже він формується в режимі реального часу);
  • автоматизація виставлення рахунків та обліку, що значно скорочує час проведення операцій;
  • просте завантаження рахунків-фактур із KSeF без потреби у паперовому документі.

Особливості роботи KSeF

  1. Компанія створює рахунок-фактуру в бухгалтерській програмі, ERP-системі або через безкоштовний інтерфейс Мінфіну. Це документ у форматі XML відповідно до офіційної структури FA (2) або FA (3).
  2. Файл надсилається через API KSeF, при цьому автоматично перевіряється структура документа, дані та наявність обов’язкових полів. Якщо є помилки, рахунок-фактура не приймається.
  3. Присвоюється унікальний номер, після чого документ вважається офіційно виставленим, а дата реєстрації стає датою рахунку-фактури.
  4. Контрагент отримує доступ до документа всередині системи KSeF, що виключає необхідність обмінюватися PDF-файлами електронною поштою.

Хто повинен використовувати KSeF в обов’язковому порядку

Обов’язкова реєстрація стосується платників VAT, усіх польських компаній, JDG, а також частини іноземних фірм із VAT-реєстрацією в Польщі.

Держава встановила такі строки впровадження:

  • з 1 лютого 2026 року — усі компанії з оборотом 200 млн злотих;
  • з 1 квітня 2026 року — усі інші підприємці;
  • з 1 січня 2027 року — компанії з мінімальними оборотами.

Однак є й ті, хто тимчасово може бути звільнений від участі в системі. Це окремі B2C-операції, низка іноземних угод і фірми з невеликою кількістю рахунків-фактур.

Що буде за відсутність KSeF і як зареєструватися в системі?

Зараз, на етапі переходу, санкції не передбачені, але після завершення впровадження можуть застосовуватися фінансові штрафи, виникати проблеми з обліком VAT, неправильний документообіг і складнощі під час податкових перевірок.

Щоб підключитися до системи, необхідно мати кваліфікований електронний підпис, Profil Zaufany або токен, який генерується Національною системою електронних рахунків. Вхід до системи здійснюється через сайт податкової інспекції Польщі. Також компанія може надати права доступу бухгалтеру, співробітникам або зовнішньому бухгалтерському бюро.

У чому можуть бути складнощі під час переходу?

На цьому етапі до нас звертаються багато наших клієнтів за роз’ясненнями щодо роботи системи або вже зіткнувшись із певними труднощами. Це необхідність оновлення бухгалтерського ПЗ, з яким вони не можуть впоратися самостійно, інтеграція ERP-систем, помилки XML, налаштування прав доступу, складнощі в розрахунках з іноземними контрагентами.