Что такое KSeF в Польше и как работает система

С 2026 года Польша поэтапно вводит обязательное использование государственной системы электронных фактур KSeF. Она была запущена еще в 2022 году, но регистрация осуществлялась добровольно.

Наша компания «Vitan» работает в Польше с 2019 года, предоставляя бухгалтерские услуги для различных форм бизнеса. В этой статье разберем, что представляет собой эта система, как работает, кто должен использовать и какие сроки отводятся на внедрение.

Что такое KSeF

Внедрение KSeF – это одно из самых масштабных изменений в сфере бухгалтерии и VAT-отчетности за последние годы.

Krajowy System e-Faktur – государственная платформа электронных фактур в Польше, созданная Минфином страны. С ее помощью компании выставляют, получают и хранят электронные счета-фактуры. Главным отличием счетов, сформированных через эту программу, является формат документа. Используется структурированный файл XML, проверка которого осуществляется налоговой службой автоматически. После регистрации в KSeF фактура считается официально выставленной.

Зачем внедряется система

Основная цель заключается в цифровизации налоговой системы и усилении контроля за расчетом VAT. Внедрив систему, польские власти стремятся сократить количество налоговых махинаций, автоматизировать проверку фактур, ускорить документооборот, снизить ошибки, упростить налоговый контроль.

Преимущества внедрения

значительно упрощается хранение и доступ к счетам-фактурам благодаря централизованной архивации в KSeF;
в большинстве случаев отпадает необходимость отдельно предоставлять файл JPK_FA по запросу налоговых органов;
сокращение времени ожидания возврата налога до 40 дней в большинстве случаев;
единый формат для всех (покупатель не сможет сказать, что не получил счет, так как он формируется в режиме реального времени);
автоматизация выставления счетов и учета, что значительно сокращает время на проведение операций;
простая загрузка счетов-фактур из KSeF без потребности в счете-фактуре на бумаге.

Особенности работы KSeF

Компания создает фактуру в бухгалтерской программе, ERP-системе или через бесплатный интерфейс Минфина. Это документ в формате XML согласно официальной структуре FA (2) или FA (3).
Файл отправляется через API KSeF, при этом автоматически проверяется структура документа, данные, наличие обязательных полей. Если есть ошибки, фактура не принимается.
Присваивается уникальный номер, после чего документ считается официально выставленным, а дата регистрации становится датой фактуры.
Получение доступа к документу контрагентом внутри системы KSeF, что исключает необходимость обмениваться PDF по email.

Кто должен использовать KSeF в обязательном порядке

Необходимость обязательной регистрации касается плательщиков VAT, всех польских компаний, JDG, частично иностранных фирм с регистрацией VAT в Польше.

Государство дает такие сроки на внедрение:

с 1 февраля 2026 — все компании с оборотом 200 млн злотых;
с 1 апреля 2026 — все остальные предприниматели;
с 1 января 2027 года – компании с минимальными оборотами.

Но есть и те, кто временно может быть освобожден от участия в системе. Это отдельные B2C-операции, ряд иностранных сделок, фирмы с небольшим количеством фактур.

Что будет за отсутствие KSeF и как зарегистрироваться в системе?

Сейчас, на этапе перехода, санкций не предусмотрено, но, когда внедрение завершится, могут применяться финансовые наказания, проблемы с учетом VAT, неправильный документооборот, сложности с налоговыми проверками.

Чтобы подключиться к системе, требуется иметь квалифицированную электронную подпись, Profil Zaufany или токен, который генерируется Национальной системой электронных счетов. Вход в систему осуществляется через сайт налоговой инспекции Польши. Также компания может выдать права доступа бухгалтеру, сотрудникам или внешнему бухгалтерскому бюро.

В чем могут быть сложности при переходе?

На данном этапе к нам обращаются многие наши клиенты за разъяснениями о том, как работает система, или столкнувшись с определенными проблемами. Это необходимость обновления бухгалтерского ПО, с которым не могут справиться самостоятельно, интеграция ERP-систем, ошибки XML, настройка прав доступа, сложности в расчетах с иностранными контрагентами.