Які витрати найчастіше НЕ приймають податкові органи в Польщі

Бізнес у Польщі має широкі можливості для оптимізації податків, однак часто цьому заважає неправильний облік витрат. Це і стає причиною податкових донарахувань. Причина полягає в тому, що підприємці включають у витрати те, що здається «логічним», але з точки зору податкової – не має достатнього зв’язку з доходом або неправильно задокументоване. У цій статті наші експерти розберуть категорії витрат, які найчастіше не приймає податкова в Республіці Польща, розкажуть, як мінімізувати ризики та уникнути основних помилок.

Принципи визнання витрат у Польщі

Згідно із законодавством Ustawa o PIT та CIT, витрата може бути визнана податковою лише у випадку, якщо вона спрямована на отримання, збереження або забезпечення доходу, має економічне обґрунтування та належним чином задокументована. Важливо, щоб підприємець міг довести зв’язок витрат із бізнесом. Навіть якщо здається, що витрата очевидно пов’язана з підприємницькою діяльністю, відсутність доказів – достатня підстава для відмови з боку податкових органів.

Які витрати найчастіше не приймаються?

З практики наших клієнтів найчастіше не приймаються:

• Особисті витрати. Звичайний одяг, включений до списку, продукти харчування, косметика, побутові витрати – одна з найпоширеніших причин відмов. Навіть якщо під час діяльності ви зустрічаєтесь із клієнтами в кафе, наприклад, податкова розглядає такі витрати як особисті. Винятки можливі лише тоді, коли витрата безпосередньо пов’язана з діяльністю або є чітке обґрунтування, наприклад використання спецодягу із захисною функцією.
• Витрати на автомобіль і транспорт є одними з найбільш перевірюваних категорій. Серед найпоширеніших причин відмов, які отримували наші клієнти: використання автомобіля в особистих цілях без належного обліку, відсутність ewidencja przebiegu pojazdu – так званого журналу обліку пробігу. Ми завжди звертаємо увагу клієнтів «Vitan»: якщо ви використовуєте авто частково для особистих цілей, витрати мають враховуватися пропорційно.
• Витрати на домашній офіс. З ростом популярності віддаленої роботи багато підприємців намагаються враховувати витрати на житло як частину бізнес-витрат. У практиці нашого агентства були випадки, коли нам вдавалося включати деякі «домашні» витрати, але це можливо лише тоді, коли є виділена частина приміщення під бізнес. Формулювання «працюю за кухонним столом» тут не підходить.
• Витрати на розваги та репрезентацію. Йдеться про зустрічі в ресторанах, подарунки, алкоголь. У більшості випадків це не приймається. Податкова в Польщі чітко розрізняє витрати на допустиму рекламу та репрезентацію. Під останньою розуміють витрати, спрямовані на створення іміджу, а не безпосередньо на отримання доходу.
• Освіта та саморозвиток далеко не завжди можуть бути включені у витрати. Зазвичай відмовляють у випадках, коли обраний курс не пов’язаний із поточною діяльністю, метою навчання є зміна професії або відсутній прямий зв’язок із доходом.
• Витрати з так званих сірих зон. Є категорії витрат, які прямо не заборонені, але часто викликають питання. Наприклад, телефони, ноутбуки, підписки. Тут вирішальну роль відіграє ступінь використання в бізнесі, документація та обґрунтування.

Які помилки підприємці допускають найчастіше?

На практиці проблеми виникають не через самі витрати, а через помилки в оформленні. Наша бухгалтерія у Варшаві під час роботи з клієнтськими проєктами найчастіше стикається з відсутністю фактур, оплатою готівкою без підтвердження, включенням витрат «про всяк випадок».