Бизнес в Польше имеет широкие возможности для оптимизации налогов, однако часто этому мешает неправильный учет расходов. Это и становится причиной налоговых доначислений. Причина кроется в том, что предприниматели включают в издержки то, что кажется «логичным», но с точки зрения налоговой – не имеет достаточной связи с доходом или неправильно задокументировано. В этой статье наши эксперты разберут категории затрат, которые чаще всего не принимаются налоговой в Республике Польша, расскажут, как минимизировать риски и избежать основных ошибок.

Принципы признания расходов в Польше

Согласно законодательству Ustawa o PIT и CIT, расход может быть признан налоговым в том случае, если он направляется на получение, сохранение или обеспечение дохода, имеет экономическое обоснование, документируется надлежащим образом. Важно, чтобы предприниматель мог доказать связь затрат с бизнесом. Даже если кажется, что расход очевиден и связан с предпринимательской деятельностью, отсутствие доказательств – достаточное основание, чтобы налоговые органы отказали.

Какие расходы чаще всего не принимаются?

 Из практики наших клиентов чаще всего не принимаются:

• Личные траты. Обычная одежда, включенная в перечень, продукты питания, косметика, бытовые расходы – одна из самых частых причин отказов. Даже если в ходе деятельности вы встречаетесь с клиентами в кафе, например, налоговая рассматривает такие издержки как личные. Исключения возможны только в том случае, если расход напрямую связан с деятельностью или имеется четкое обоснование, например, использовалась спецодежда с защитной функцией.
• Затраты на автомобиль и транспорт являются одними из самых проверяемых категорий. Среди наиболее распространенных причин отказов, которые получали наши клиенты: использование автомобиля в личных целях без правильного учета, отсутствие ewidencja przebiegu pojazdu, так называемого журнала учета пробега. Мы всегда обращаем внимание клиентов «Vitan»: если вы используете авто частично для личных целей, затраты должны учитываться пропорционально.
• Расходы на домашний офис. С ростом моды на удаленную работу многие предприниматели пытаются учитывать затраты на жилье как часть предпринимательских трат. В практике нашего агентства бывали случаи, когда нам удавалось включать некоторые «домашние» расходы, но это возможно только в случае, когда есть выделенная часть помещения под бизнес. Формулировка «работаю за кухонным столом» тут не подходит.
• Расходы на развлечение и репрезентацию. Речь о встречах в ресторанах, подарках, алкоголе. Это в большинстве случаев не принимается. Налоговая в Польше четко разделяет затраты на допустимую рекламу и репрезентацию. Под последним понимаются затраты, направленные на создание имиджа, а не только получение дохода.
• Образование и саморазвитие далеко не всегда можно включить в издержки. Обычно отказывают в том случае, когда выбранный курс не связан с текущей деятельностью, целью обучения является смена профессии, нет прямой связи с доходом.
• Расходы из так называемых серых зон. Есть категории трат, которые не запрещены напрямую, но часто вызывают вопросы. Например, на телефоны и ноутбуки, подписки. Здесь решающую роль играет степень использования в бизнесе, документация, обоснование.

Какие ошибки предприниматели допускают чаще всего?

На практике проблемы возникают не из-за самих расходов, а ошибок при оформлении. Наша бухгалтерия в Варшаве при работе с клиентскими проектами чаще всего сталкивается с отсутствием фактур, оплатой наличными без подтверждения, включением расходов «на всякий случай».