Білий список платників ПДВ у Польщі — як перевірити контрагента

До нас часто звертаються клієнти з метою перевірки контрагентів. Ми проводимо її через офіційний білий список платників VAT (Biała Lista Podatników VAT), за допомогою якого можна підтвердити, що компанія дійсно є платником VAT і коректно використовує банківський рахунок. Наша команда знає всі особливості перевірки, тому весь процес займає лише кілька хвилин і при цьому може захистити бізнес від серйозних податкових наслідків. У цій статті ми вирішили розповісти, як перевірити контрагента по етапах.

Що таке білий список VAT і що можна перевірити через нього

Це офіційний електронний реєстр, який веде польська податкова KAS. У нього внесені дані про компанії, зареєстровані як платники ПДВ. Через систему можна перевірити назву компанії, її дані NIP, REGON, статус VAT (активний, звільнений, виключений), зареєстровані банківські рахунки, історію реєстрації та виключення з реєстру. Реєстр постійно оновлюється і використовується як основний інструмент перевірки доброчесності контрагентів у B2B-угодах.

Навіщо взагалі потрібна перевірка?

Перевірка є елементом фінансової та податкової безпеки. Якщо її не проводити, ви ризикуєте:

Можливо, втратити права на включення витрат до складу податкових витрат. Якщо сума операції перевищує 15 000 злотих брутто, а платіж буде здійснено на рахунок, який не входить до «білого списку» платників ПДВ, і при цьому не буде подано повідомлення ZAW-NR, витрати можуть не бути визнані податковими витратами.
Стати учасником солідарної відповідальності (odpowiedzialność solidarna). Якщо ваш постачальник виявиться фіктивним суб’єктом і не сплатить VAT з угоди, польська податкова має право стягнути цей податок з вашої компанії.
Отримати проблеми під час аудиту. Відсутність перевірок податкова трактує як недотримання належної обачності (należyta staranność).

Перевірку потрібно робити саме в день відправлення платежу, оскільки реєстр оновлюється щопівночі.

Як перевірити контрагента: інструкція по кроках від «Vitan»

Спеціальних знань у цьому питанні не потрібно, достатньо дотримуватися простої послідовності дій:

Дізнайтеся дані компанії. Для перевірки достатньо одного з параметрів (NIP, REGON, назва компанії, номер банківського рахунку).
Скористайтеся офіційним пошукачем Міністерства фінансів Польщі Wyszukiwarka podatników VAT. Знайдіть фірму в реєстрі. Найнадійніший варіант — пошук за NIP, оскільки він повністю виключає збіги в назві компаній.
Перевірте два параметри: статус Aktywny та чи збігається номер банківського рахунку з фактури з реєстром.
Збережіть підтвердження перевірки, наприклад, у PDF-файлі або зробіть скріншот екрана. Це може слугувати доказом у разі податкових перевірок.

Яким може бути статус VAT

Система може показати, що компанія є активним платником VAT. Це означає, що фірма може безпечно брати участь у розрахунках. «Звільнений від VAT» — працює без ПДВ. Це вважається допустимим статусом, але розрахунки з таким контрагентом можуть мати особливості. Тривожним сигналом є ситуація, коли статус VAT не знайдено або компанію виключено з реєстру. Під час перевірки в нашій компанії це завжди сигнал для підвищеної уваги. Іноді цьому можуть бути цілком безпечні причини, як-от нещодавня реєстрація або помилка в даних. Але причина також може полягати в тому, що діяльність компанії призупинена або фірму взагалі виключено з VAT. У такому випадку ми рекомендуємо не проводити оплату до уточнення інформації.

Перевірка банківського рахунку

Банківський рахунок також може бути відсутнім у реєстрі. Це може статися через те, що рахунок новий і щойно доданий у систему, або допущена помилка в реквізитах. Якщо ваш партнер — компанія з Німеччини або Чехії, зареєстрована в Польщі лише для VAT, у неї може бути іноземний рахунок (IBAN з префіксом DE, CZ тощо). Іноземні банки не передають дані до польського реєстру автоматично.

Якщо у вас виникли сумніви під час перевірки документів, історії змін компанії або статусу її рахунків — краще перестрахуватися. Бухгалтерія у Варшаві «Vitan» допомагає провести комплексний аудит контрагентів у Польщі, оцінюючи не лише білий список, але й судові реєстри (KRS/CEIDG) та історію податкових спорів.