Белый список плательщиков НДС в Польше — как проверить контрагента

К нам часто обращаются клиенты с целью проверки контрагентов. Мы проводим ее через официальный белый список плательщиков VAT (Biała Lista Podatników VAT), с помощью которого можно подтвердить, что фирма действительно является плательщиком VAT и корректно использует банковский счет. Наша команда знает все особенности проверки, поэтому весь процесс занимает всего несколько минут и при этом может защитить бизнес от серьезных налоговых последствий. В этой статье мы решили рассказать, как проверить контрагента по этапам.

Что такое белый список VAT и что можно проверить через него

Это официальный электронный реестр, который ведет польская налоговая KAS. В него занесены данные о компаниях, зарегистрированных как плательщики НДС. Через систему можно проверить название компании, ее данные NIP, REGON, статус VAT (активный, освобожденный, исключенный), зарегистрированные банковские счета, историю регистрации и исключения из реестра. Реестр постоянно обновляется и используется в качестве основного инструмента проверки честности контрагентов в B2B-сделках.

Зачем вообще нужна проверка?

Проверка является элементом финансовой и налоговой безопасности. Если проверку не проводить, то вы рискуете:

Возможно, утратить права на включение расходов в налоговые затраты (расходы, учитываемые при налогообложении). Если сумма транзакции превышает 15 000 злотых брутто, а платёж будет осуществлён на счёт, не входящий в «белый список» плательщиков НДС, и при этом не будет подано уведомление ZAW-NR, расход может не быть признан налоговым расходом.
Стать участником солидарной ответственности (odpowiedzialność solidarna). Если ваш поставщик окажется фиктивной компанией и не заплатит VAT со сделки, польская налоговая имеет право взыскать этот налог с вашей компании.
Получить проблемы при аудите. Отсутствие проверок налоговая трактует как несоблюдение должной осмотрительности (należyta staranność).

Проверку нужно делать именно в день отправки платежа, так как реестр обновляется каждую полночь.

Как проверить контрагента: инструкция по шагам от «Vitan»

Специальных знаний в этом вопросе не требуется, достаточно соблюдать простую очередность действий:

Узнайте данные компании. Для проверки достаточно одного из параметров (NIP, REGON, название компании, номер банковского счета).
Воспользуйтесь официальным поисковиком Министерства финансов Польши Wyszukiwarka podatników VAT. Найдите фирму в реестре. Самый надежный вариант – это поиск по NIP, так как полностью исключает совпадения в названии компаний.
Проверьте два параметра: статус Aktywny и совпадает ли номер банковского счета из фактуры с реестром.
Сохраните подтверждение проверки, например, в PDF-файле или сделайте скриншот экрана. Это может послужить доказательством в случае налоговых проверок.

Каким может быть статус VAT

Система может показать, что компания является активным плательщиком VAT. Это указывает на то, что фирма может безопасно участвовать в расчетах. Освобожден от VAT – работает без НДС. Считается допустимым статусом, но расчеты с таким контрагентом могут иметь особенности. Тревожным сигналом является, если статус VAT не найден или исключен из реестра. При проверке в нашей компании это всегда сигнал для повышенного внимания. Иногда объяснением этому могут быть вполне безобидные причины, как недавняя регистрация или ошибка в данных. Но причина может заключаться в том, что деятельность компании приостановлена или фирма вовсе исключена из VAT. В этом случае мы рекомендуем не проводить оплату до уточнения информации.

Проверка банковского счета

Банковский счет также может отсутствовать в реестре. Это может произойти по причине того, что он новый и только добавлен в систему, допущена ошибка в реквизитах. Если ваш партнер — фирма из Германии или Чехии, зарегистрированная в Польше только для VAT, у нее может быть иностранный счет (IBAN с префиксом DE, CZ и т.д.). Иностранные банки не передают данные в польский реестр автоматически.

Если у вас возникли сомнения при проверке документов, истории изменений фирмы или статуса ее счетов — лучше перестраховаться. Бухгалтерия в Варшаве «Vitan» помогает провести комплексный аудит контрагентов в Польше, оценивая не только белый список, но и судебные реестры (KRS/CEIDG) и историю налоговых споров.